Welches Format wie verarbeitet wird
Rechtlich zählen nur strukturierte Formate als E-Rechnung. PDF, Word und Scans gelten als „sonstige Rechnungen“.
| Eingang | Was die Software tut | Typische Fehler |
|---|---|---|
| E-Rechnung (XRechnung, ZUGFeRD ab 2.0) | Liest die strukturierten Daten direkt aus | Kaum Lesefehler, Probleme eher bei Zuordnung und ungültigen Dateien |
| PDF per E-Mail | Erkennt Felder per Texterkennung oder KI | Falsche Beträge bei mehreren Steuersätzen, verwechselte Nummern |
| Papier oder Foto | Scan, dann Texterkennung oder KI | Schlechte Bildqualität, Knicke, Handschrift |
Ein Tool, das E-Rechnungen nur als Bild anzeigt und neu erkennt, verschenkt den größten Vorteil.
Was seit 2025 gilt und was noch kommt
Empfangen musst du schon heute. Dafür reicht ein E-Mail-Postfach.
- Auch KleinunternehmerDie Pflicht zum Empfang gilt auch für sie und für Betriebe mit steuerfreien Umsätzen, etwa Ärzte oder Vermieter. Vom Ausstellen sind Kleinunternehmer ausgenommen.
- PDFs verschwinden nicht sofortDie Pflicht gilt nur für Rechnungen zwischen inländischen Unternehmen. Der Anteil echter E-Rechnungen im Eingang dürfte steigen, und damit wird das Auslesen einfacher.
Diese Felder sollte das Einlesen liefern
§ 14 Abs. 4 UStG nennt die Pflichtangaben einer Rechnung. Daraus ergibt sich die Prüfliste für jede Automatisierung.
| Nr. | Pflichtangabe | Automatisch prüfbar |
|---|---|---|
| 1 | Name und Anschrift von Lieferant und Empfänger | Abgleich mit deinen Stammdaten |
| 2 | Steuernummer oder USt-IdNr. des Lieferanten | Abgleich mit dem Lieferanten, Format |
| 3 | Ausstellungsdatum | Plausibilität, liegt nicht in der Zukunft |
| 4 | Rechnungsnummer | Dublettenprüfung je Lieferant |
| 5 | Menge und Art der Leistung | Vorhanden, Abgleich mit der Bestellung, falls es eine gibt |
| 6 | Zeitpunkt der Leistung | Vorhanden, sonst nachfragen |
| 7 | Entgelt nach Steuersätzen aufgeschlüsselt | Rechnet sich die Summe nach? |
| 8 | Steuersatz und Steuerbetrag oder Hinweis auf Befreiung | Nachrechnen, Satz plausibel |
| 9 | Hinweis auf Aufbewahrungspflicht, in den Fällen des § 14b | Nur im Sonderfall |
| 10 | Angabe „Gutschrift“, wenn der Empfänger abrechnet | Nur im Sonderfall |
Kurzform, für den genauen Wortlaut siehe das Gesetz. Für Kleinbetragsrechnungen gelten geringere Anforderungen. Die rechte Spalte ist unser Vorschlag.
Wo ein Mensch draufschauen sollte
Vier Fälle, in denen ein Mensch freigibt, bevor gezahlt oder gebucht wird.
- Neue Lieferanten und geänderte BankdatenDas ist das klassische Einfallstor für Betrug. Hier nie automatisch zahlen.
- AbweichungenDie Summe passt nicht, eine Dublette wird vermutet oder die Erkennung ist sich unsicher.
- Hohe BeträgeLege eine Grenze fest, ab der immer jemand freigibt.
- BuchungsvorschlägeDie Software schlägt vor, verantwortlich bleibst du. Stichproben gehören zum Ablauf.
Zur Aufbewahrung: Der strukturierte Teil einer E-Rechnung muss in seiner ursprünglichen Form und unveränderbar erhalten bleiben. Nur die ausgelesenen Daten zu speichern reicht nicht.
Vier Wege und was sie kosten
Von der Funktion in deiner Buchhaltungssoftware bis zur individuell gebauten Lösung.
| Weg | Beispiel und Preis | Passt, wenn |
|---|---|---|
| Funktion deiner Buchhaltungssoftware | Oft enthalten, je nach Tarif prüfen | wenig Belege und schon eine passende Software |
| Sammel-Tool | GetMyInvoices: 19 € (20 Dokumente), 39 € (50), 59 € (80), 99 € (200), 179 € (500) netto im Monat | viele Portale und Postfächer, Weitergabe an Buchhaltung oder Kanzlei |
| Rechnungsworkflow | Candis: ab 389 € (Basis), 599 € (Plus), 789 € (Max) im Monat je nach Belegmenge, KI-Prüfung nach § 14 UStG laut Anbieter nur in Max | Freigaben über mehrere Personen |
| Individuell gebaut | Projekt oder Abo, abhängig vom Umfang | eigene Regeln, Warenwirtschaft oder Branchensoftware ohne fertige Schnittstelle |
Beispiele ohne Wertung, nicht vollständig und von uns nicht getestet. Preise von den Anbieterseiten, abgerufen am 8. November 2026.
So testest du ein Tool in einer Stunde
30 echte Rechnungen, Feld für Feld verglichen. Stille Fehler sind die teuren.
- Nimm 30 echte Rechnungen aus dem letzten Monat, gemischt: E-Rechnung, sauberes PDF, schiefer Scan, zwei Steuersätze, Gutschrift.
- Lass alle einlesen und vergleiche jedes Feld mit dem Original.
- Zähle nicht nur Fehler, sondern auch, wie oft das Tool merkt, dass es unsicher ist.
- Prüfe den Export: Kommt alles so bei deiner Buchhaltung oder Kanzlei an, wie sie es braucht?
Häufige Fragen
Reicht es, E-Rechnungen als PDF auszudrucken und abzulegen?
Nein. Maßgeblich ist der strukturierte Teil, und der muss in ursprünglicher Form aufbewahrt werden.
Brauche ich für den Empfang eine neue Software?
Für den reinen Empfang genügt ein E-Mail-Postfach. Damit du die Daten auch sinnvoll lesen, prüfen und archivieren kannst, brauchst du aber eine passende Lösung. Zum Ansehen einer XRechnung bietet ELSTER einen Viewer.
KI-integriert, in eigener Sache
Dein Ablauf passt in kein Tool?
KI-integriert baut das Einlesen individuell für deinen Betrieb: mit deinen Prüfregeln, deiner Freigabe und einer Übergabe an deine Software oder Kanzlei.
Belege automatisieren lassenSchon gebaut, mit Zahlen und Grenzen
Das steckt im Abo
- Unbegrenzt viele Aufgaben
- Eine nach der anderen
- Meist in 2 Werktagen fertig
- Wartung & Optimierung
- Neueste KI, Sicherheit & Datenschutz
- Bonus: Zeitfresser-Check (erste 10 Kunden)
- Jederzeit pausieren
Die Garantie
30 Tage Zeitgarantie. Spart dir die erste fertige Lösung keine Zeit, die du nachzählen kannst, bekommst du den ersten Monat voll zurück. Die Lösung darfst du behalten.
Warum es nur wenige Plätze gibt
Mike arbeitet selbst an jeder Anfrage. Zu jedem Preis gibt es drei Plätze, danach steigt der Preis für neue Kunden. Wer gebucht hat, behält seinen Preis.
So geht es weiter
- Preis ansehen. Die ersten drei Kunden zahlen 1.000 € netto im Monat, danach verdoppelt sich der Preis für neue Kunden. Den Preis von heute und die freien Plätze siehst du auf ki-integriert.de.
- Abo starten. Das dauert eine Minute. Monatlich kündbar, keine Einrichtungsgebühr, keine Mindestlaufzeit.
- Erste Anfrage schreiben. Ein Satz oder eine Sprachnachricht reicht. Mike meldet sich innerhalb eines Werktags mit dem Plan.
P.S. Löst ein Tool für 19 € im Monat dein Problem, sagt Mike dir das. Er baut dort, wo es zwischen deinen Programmen hakt.
Michael Karp baut als KI-integriert Automatisierungen, spezialisierte Software und Sicherheitschecks für kleine Betriebe. Elf eigene Projekte mit Zahlen und offen genannten Grenzen stehen auf seiner Seite.
So ist diese Seite entstanden. Preise und Rechtsangaben stammen aus den verlinkten Quellen und wurden am 8. November 2026 geprüft. Genannte Dienste haben wir nicht selbst getestet. Für Nennungen hat niemand bezahlt, es gibt keine Partnerlinks. KI-integriert bietet eigene Lösungen an und ist deshalb nicht neutral.